Project Management Professional(PMP framework)

AUDIT TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

DOSEN : QOMARIYAH

TEMA : MENJELASKAN FRAMEWORK PMP

Project Management Professional (PMP)

Sejarah PMP

Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi termasuk didalamnya konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di bidang HANKAM (pertahanan-keamanan). Manajemen Proyek telah diterapkan dari awal perabadan manusia. Di antaranya misalnya Vitruvius (1 abad SM), Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) dan Isambard Kingdom Brunel (1806-1859).

Kemudian baru pada tahun 1900 an Manajemen Proyek dengan proses sistematiknya diterapkan pada proyek rekayasa yang kompleks. Dua tokoh yang fenomenal dari manajemen proyek. Adalah Henry Gantt, disebut ayah dari teknik perencanaan dan kontrol , yang terkenal dengan penggunaan tentang Gantt chart sebagai alat manajemen proyek;. dan kemudian Henri Fayol untuk ciptaan-Nya dari 5 fungsi manajemen yang membentuk dasar dari tubuh pengetahuan yang terkait dengan proyek dan manajemen program. Gantt dan Fayol, keduanya adalah mahasiswa Frederick Winslow Taylor untuk memperdalam teori manajemen ilmiah. Karyanya adalah pelopor alat manajemen proyek modern termasuk rincian struktur kerja (WBS - Work Breakdown Structure) dan alokasi sumber daya.

Tahun 1950 menandai awal era Manajemen Proyek modern datang bersama-sama dengan bidang Rekayasa Teknis (Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen proyek menjadi dikenal sebagai suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari disiplin ilmu manajemen dengan model rekayasa Di Amerika Serikat . Sebelum tahun 1950-an secara garis besar, proyek dikelola dengan menggunakan Grafik Gantt, sebagai suatu alat dan teknik informal. Pada saat itu, dua model penjadwalan proyek dengan model matematis sedang dikembangkan. Yang pertama adalah Metode Jalur Kritis (CPM - Critical Path Method) yang dikembangkan pada suatu proyek sebagai usaha patungan antara DuPont Corporation dan Remington Rand Corporation untuk mengelola proyek-proyek pemeliharaan tanaman. Dan yang kedua adalah "Evaluasi Program dan Tinjauan Teknik" (atau PERT - Program Evaluation and Review Technique), dikembangkan oleh Booz Allen Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut Amerika Serikat (dalam hubungannya dengan Lockheed Corporation) dalam pengembangan Program rudal kapal selam Polaris; Perhitungan teknik matematis ini kemudian cepat menyebar ke perusahaan-perusahaan swasta untuk diterapkan. Dalam waktu yang sama, model penjadwalan-proyek juga sedang dikembangkan, teknik menghitung biaya proyek, manajemen biaya, dan ekonomi teknik terus berkembang, dengan kepeloporannya oleh Hans Lang dan lain-lain.

Pada tahun 1956, American Association of Cost Engineers (AACE), yang sekarang disebut AACE Internasional; Asosiasi Internasional untuk ahli Teknik Biaya yang pada awalnya dibentuk oleh praktisi manajemen proyek dan spesialisasi terkait dengan perencanaan dan penjadwalan, perkiraan biaya , dan pengenadalian jadwal proyek (Pengendali Proyek - Project Control). AACE terus bekerja sebagai perintis dan pada tahun 2006 pertama kali merilis proses yang terintegrasi untuk manajemen portofolio, program dan proyek (Total Cost Management Framework). AACE meneawarkan beberapa sertifikasi seperti CCE, PSP dan lain sebagainya.

Pada tahun 1967, International Project Management Association (IPMA) didirikan di Eropa, sebagai sebuah federasi dari beberapa asosiasi manajemen proyek nasional. IPMA memelihara struktur federal hari ini dan sekarang termasuk asosiasi anggota pada setiap benua kecuali Antartika. IPMA menawarkan Sertifikasi Tingkat Empat program yang berdasarkan Baseline IPMA Kompetensi (ICB). ICB ini mencakup kompetensi teknis, kompetensi kontekstual, dan kompetensi perilaku. Kemudian Pada tahun 1969, Project Management Institute (PMI) dibentuk di Amerika Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan yang sering disebut dengan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge Guide), yang menggambarkan praktek manajemen proyek yang umum untuk "hampir semua proyek dan hampir semua waktu". PMI juga menawarkan beberapa sertifikasi seperti PMP, CAMP dan lain sebagainya.

Di Indonesia sendiri Manajemen Proyek berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan semakin banyaknya berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan profesional di bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri pertama kali adalah Project Management Institut Chapter Jakarta (yan sekarang disebut PMI - Indonesia). PMI Indonesia didirikan pada tahun 1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan untuk meningkatkan, konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan bekerja untuk pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder. Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project Management Institute (PMI), sebuah organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia terkemuka.

Teori PMP

PMP adalah sertifikasi yang dikeluarkan oleh Project Management Institute, sebuah lembaga independent yang berada di Pennsylvania, Amerika Serikat. Orang yang memiliki sertifikat ini dianggap telah berhasil membuktikan bahwa dirinya layak memimpin dan mengatur satu tim dalam sebuah proyek. Sertifikat PMP diakui secara luas di dunia industri, tidak hanya terbatas pada dunia IT saja. Namun, para pelaku dunia IT juga kerap menganggap bahwa PMP termasuk sertifikat yang harus dimiliki, mengingat pekerjaan di dunia IT kerap di kerjakan secara tim bukan individual. Sehingga kemampuan seseorang dalam memimpin sebuah tim pastilah sangat penting. Untuk mendapatkan sertifikat ini, Anda harus melewati satu ujian dan menjawab sekitar 200 buah pertanyaan, dengan biaya berkisar antara 3,5 juta rupiah (250 US$) hingga 8,3 juta rupiah (600 US$). Masa berlaku sertifikat adalah 3 tahun.

Sertifikasi Project Management Professional (PMP)® merupakan salah satu sertifikasi professional yang dibutuhkan oleh para manajer proyek (Project Managers). Tanggung jawab utama seorang manajer proyek adalah memastikan proyek dapat selesai sesuai dengan waktu dan anggaran yang dicanangkan, sesuai dengan kebutuhan klien, dengan tetap memperhatikan kesejahteraan tim. Untuk itulah Project Management Institute (PMI)® menawarkan sertifikasi Project Management Professional (PMP)®, agar dapat memperlengkapi para manajer proyek dalam menjalankan tugas – tugas secara profesional.

Melalui pelatihan ini, peserta akan dibekali dengan pemahaman mengelola proyek berdasarkan Project Management Body of Knowledge (PMBOK) yang terbaru. Selain itu peserta juga akan dibekali dengan strategi dan kiat – kiat untuk menyelesaikan ujian sertifikasi PMP.

Tujuan

Melalui pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:

• Menerapkan konsep dan terminologi manajemen proyek
• Menerapkan standar internasional manajemen proyek pada kasus nyata yang dialami sehari-hari
• Memberikan solusi yang lebih cepat dan tepat kepada klien dan memastikan terjadinya komunikasi yang terbuka antara pemangku kepentingan (stakeholders) dan tim pengembang
• Memimpin dan memotivasi tim untuk bekerja lebih baik
• Meminimalisasi resiko
• Menyelesaikan ujian sertifikasi (PMP)® dengan hasil yang baik

Untuk bisa mengikuti ujian PMP, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi.

1. Persyaratan Pengalaman: Minimal harus memiliki 4500 jam pengalaman di Project Management untuk S1, dan 7500 jam pengalaman untuk D3.
2. Persyaratan Pendidikan: Harus memiliki 35 jam pendidikan di Project Management. Untuk mendapatkan syarat ini, bisa mengikuti Training PMP yang diadakan oleh lembaga-lembaga training sertifikasi (classroom) atau melalui internet/ online.

 

Lantas, mengapa menjadi seorang PM harus memiliki sertifikat PMP®?

Sertifikat PMP® telah diakui sebagai “gold standard” dalam sertifikat project management. Badan-badan pemerintah dunia, perusahaan nasional dan multi-nasional, sampai organisasi non-profit di banyak negara percaya dengan memperkerjakan project manager yang memiliki sertifikat PMP. Hal tersebut karena kualifikasi mereka dianggap dapat meningkatkan tingkat keberhasilan proyek.

Karena sudah diakui dan oleh semua institusi global dan lokal, secara otomatis Project Manager yang telah memegang sertifikat PMP® dapat menikmati kesempatan karir yang lebih luas dan pendapatan yang lebih besar.

Project manager Professional (PMI)

Project Management Professional (PMP) adalah salah satu dari sertifikasi profesional di bidang manajemen proyek yang disponsori oleh Project Management Intitute (PMI) yang berbasis di USA. Hingga saat ini PMI mengeluarkan 5 sertifikasi manajemen proyek, yaitu:

·         Certified Associate in Project Management, CAPM

·         Project Management Professional, PMP

·         Program Management Professional, PgMP

·         PMI Risk Management Professional, PMI-RMP

·         PMI Scheduling Professional, PMI-SP

Hingga saat ini PMP masih merupakan sertifikasi yang paling populer dari sertifikasi lainnya di bawah PMI.Sertifikasi keahlian manajemen proyek dilaksanakan oleh berbagai bebagai organisasi profesi nasional maupun global. Di Indonesia, sertifikasi keahlian manajemen proyek dilaksanakan oleh Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI). Di Amerika Serikat, dan berlangsung secara global, diselenggarakan oleh Project Management Institute (PMI), di Australia ada AIPM, di Inggris ada IPM, serta organisasi profesi di berbagai negara.

Sertifikasi PMI Sertifikasi yang diselenggarakan oleh Project Management Institute (PMI) dinamakan Project Management Professional (PMP) Certification, didasarkan pada standar proses pengelolaan proyek, sesuai dengan Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) yang dipublikasikan oleh PMI. Dari catatan diketahui bahwa sejak tahun 1984 sertifikasi PMP merupakan sertifikasi yang paling banyak diikuti secara global dibanding dengan sertifikasi yang lainnya. Sertifikat PMP merupakan sertifikat yang telah diakui secara global, pemegangnya didorong untuk tetap aktif dalam kegiatan manajemen proyek dengan memenuhi beberapa ketentuan sesuai PMI’s Continuing Certification Requirements (CCRs)

Dengan sistem ini hanya mereka yang masih aktif sertifikatnya yang boleh menyatakan dirinya sebagai Project Management Professional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikat PMP, seseorang tidak perlu menjadi anggota PMI.

Persyaratan Minimum untuk mendapatkan sertifikat PMP:

·         Pendidikan formal: paling rendah tamatan sekolah lanjutan atas,

·         Pengalaman tentang manajemen proyek Bagi yang berpendidikan sarjana S1, berpengalaman 36 bulan dan 4.500 jam berkaitan dengan manajemen proyek pada 8 tahun terakhir.

Bagi yang berpendidikan sekolah lanjutan atas, berpengalaman 60 bulan dan 7.500 jam berkaitan dengan manajemen proyek pada 8 tahun terakhir

·         Pendidikan formal manajemen proyek sekurang-kurangnya berlangsung selama 35 jam

·         Etika: mengikuti etika sesuai dengan Code of Etichs and Professional Conduct yang ditetapkan PMI

·         Lulus ujian PMP yang diselenggarakan oleh PMI

Ujian PMP dirancang untuk menilai dan mengukur pengetahuan tentang manajemen proyek. Konsep dalam ujian PMP didasarkan pada Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) Guide. PMBOK® Guide ini telah merupakan standar yang telah dikenal secara global (IEEE Stda 1490-2003) yang di dalamnya diuraikan tentang dasar-dasar manajemen proyek serta penggunaanya di berbagai macam industri. Ujian diselenggarakan dalam dua cara dengan computer based testing (CBT) dan juga ujian menggunakan kertas yang diawasi. Di Jakarta, diselenggarakan melalui CBT. Secara ringkas struktur ujian dan minimum syarat kelulusan adalah sebagai berikut:

·         Dalam ujian PMP terdapat 200 pertanyaan pilihan ganda,

·         Di antara 200 pertanyaan tersebut, terdapat 25 pertanyaan yang disusun acak dan tidak diperhitungkan untuk penentuan lulus/tidak lulus,

·         Untuk menyelesaikan ujian ini tersedia waktu selama 4 jam,

·         Untuk dapat lulus, diperkirakan paling tidak 61% pertanyaan harus dijawab dengan benar, jadi sekitar 106 dari 175 pertanyaan.

Ujian PMP meliputi sembilan PMBOK® Knowledge Areas sebagai berkut:

·         Project Integration Management

·         Project Scope Management

·         Project Time Management

·         Project Cost Management

·         Project Quality Management

·         Project Human Resource Management

·         Project Communications Management

·         Project Risk Management

·         Project Procurement Management

Dalam ujian PMP diuji juga pengetahuan tentang Project Management Framework dan Professional Responsibility. Sembilan PMBOK® Knowledge Areas meliputi 42 proses yang tergabung dalam lima process groups. Kelima process groups dasar ini, biayanya ditemukan dalam semua proyek, adalah seperti berikut ini dengan perkiraan jumlah persen pertanyaan dalam ujian PMP: 1. Initiating (11%) 2. Planning (23%) 3. Executing (27%) 4. Controlling and Monitoring (21%) 5. Closing (9%) Sebagai tambahan terdapat sekitar 9% pertanyaan yang berkaitan dengan Professional and Social Responsibility Project Management Institute (PMI)

Contoh Kasus :

Implementasi Manajemen Risiko Berdasarkan PMBOK Untuk Mencegah Keterlambatan Proyek Area Jawa Timur (Studi Kasus: PT. Telkom)

PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk sedang melakukan proyek pembaruaninfrastrukturnya. Pada tahun 2015, terjadi peningkatan jumlah proyek yang sangat signifikan yang dikelolah oleh Telkom Jawa Timur yaitu mencapai angka 105 proyek. Dalam studi kasus yang akan diteliti, yaitu daerah proyek pembangunan Jawa Timur khusus kepada proyek OSP yaitu modernisasi perangkat RK. Berdasarkan data yang diperoleh dua tahun terakhir (2014-2015) terdapat 17 proyek modernisasi (929 node), dan 45% yang dikelola mengalami keterlambatan waktu penyelesaian.

Saat ini  belum diterapkan manajemen risiko yang spesifik, yang dilakukan baru sebatas identifikasi penyebab keterlambatan. Oleh karena itu sesuai dengan tujuan penelitian akan diidentifikasi risiko penyebab keterlambatan proyek dengann menggunakan pendekatan manajemen risiko proyek mengacu pada standar Project Management Body of Knowledge(PMBOK) yang dipopulerkan oleh Project Management Institute(PMI). Adapun kelebihan yang menjadi alasan dipilihnya PMBOK yaitu merupakan praktek terbaik berdasarkan pengalaman dan pengetahuan secara luas yang dibuat dalam bentuk frameworkyang fokus pada disiplin manajemen proyek sehingga penerapan yang benar dari metode manajemen yang disarankan ini akan memberi peluang lebih besar untuk mencapai sukses pada proyek di berbagai Jurnal Studi Manajemen Dan Bisnis Vol 4 No. 2 Tahun 2017 98 sektor pekerjaan. Setelah identifikasi akan dibuatkan prioritas risiko dan usulan mitigasinya.

Daftar Referensi :

https://www.slideshare.net/triyulianto182/18489-project-manager-professional-pmi (Diakses pada tanggal 14/1/2019 Jam 10:00 WIB)

https://www.qerja.com/journal/view/352-5-sertifikat-penting-untuk-sukses-di-bidang-it (Diakses pada tanggal 14/1/2019 jam 10:00 WIB)

https://magnaqm.com/project-management-articles/apa-itu-sertifikat-pmp/ (Diakses pada tanggal 14/1/2019 jam 10:05 WIB)

http://adikristanto.net/pengalaman-mengambil-sertifikasi-pmp/ ((Diakses pada tanggal 14/1/2019 jam 10:20 WIB)

http://pusilkom.ui.ac.id/?p=2368 (Diakses pada tanggal 14/1/2019 jam 10:15 WIB)

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek (Diakses pada tanggal 15/1/2019 jam 20:00 WIB)

http://journal.trunojoyo.ac.id/jsmb/article/view/3959 (Diakses pada tanggal 15/1/2019 jam 21:00 WIB)

Analisis :

Berdasarkan  sesuai aktivitas yang dikerjakan oleh operasional proyek terdapat 4 proses pada pelaksanaan proyek yaitu proses preparing, proses delivery, proses instalasi & integrasi, dan terakhir yaitu closing. Lakukan proses tersebut secara tersusun agar tidak terjadi kesalahan. Yang terpenting adalah karena akan menentukan manajemen resikonya,  Selanjutnya dilakukan brainstorming dan diskusi dengan Manager Integrasi & Migrasi serta dengan staff yang sudah berkecimpung di proyek selama lebih dari sepuluh tahun guna nantinya agar mengurangi keterlambatan resiko pada suatu proyek.

Selanjutnya Berdasarkan hasil pengolahan dan analisis data dapat disimpulkan beberapa hal, antara lain: Untuk menentukan prioritas dan langkah mitigasinya diterapkan langkah-langkah yang terdapat pada PMBOK yaitu kita menggunakan sebuah praktik yang terbaik serta pengalaman yang luas. Sehingga nantinya terdapat sebuah proses kinerja yang baik dan benar dalam menjalankan metode manajemennya. Disitulah juga terdapat peluang yang besar dalam mencapai sebuah proyek dengan metode manajemen.

Analisis dilakukan dengan bantuan metode FMEA dan juga diagram pareto. Langkah yang dilakukan yaitu menetapkan nilai severity, occurrence, detection untuk memperoleh nilai RPNnya. Nilai inilah yang akan dijadikan untuk penentuan risiko yang akan dijadikan prioritas untuk dimitigasi. Diperoleh 8 risiko yang berdampak besar menyebabkan keterlambatan proyek modernisasi perangkat RK.

Pertanyaan :

Kenapa ITAF tidak diperuntukkan untuk bidang bisnis(mesin)?

Karena ITAF difokuskan pada materi ISACA dan menyediakan satu sumber di mana  audit dan jaminan SI profesional dapat mencari bimbingan, penelitian kebijakan dan prosedur, mendapatkan program audit dan jaminan, dan mengembangkan laporan yang efektif. Dan tujuan utamanya adalah sebagai media sumber daya pendidikan, sehingga framework ini tidak menunjukkan pada bagian mesin melainkan sumber daya manusia yang diberikan layanannya. Pada intinya framework ini bekerja dibidang pada sumber daya manusia dan bukan sebagai suatu alat teknologi.